组织有效的会议管理( PowerPoint 44页)

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组织有效的会议CommunicationtoWin第一页，编辑于星期四：十三点分。 专题一有效会议的根本特征和无效会议的危害第二页，编辑于星期四：十三点分。 提供信息聚集信息解决问题宣传政策培育训练公司会议的功能第三页，编辑于星期四：十三点分。 不正当理由会议的种类及解决方法为满足无聊的愿望而开会为符合惯例或传统作风而开会为攀比而开会为表功而开会为推却责任而开会为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会第四页，编辑于星期四：十三点分。 什么样的会议才算富有实效目标能被实现目标能在最短时间内被实现与会者对会议感到满意第五页，编辑于星期四：十三点分。 不切实效的会议有何危害会议目标无法实现。会议所承担的时机本钱相当可观。与会者对会议感到不满。第六页，编辑于星期四：十三点分。 为什么会议没有实效会议前会议中会议后第七页，编辑于星期四：十三点分。 有效会议的准备工作专题二第八页，编辑于星期四：十三点分。 有效会议的会务准备(1)会议目标的设定；(2)与会者的选择；(3)会议时间的选择；(4)会议地点的选择；(5)会议场地的布置；(6)议程的指定；(7)会议通知的派发；(8)准备会务用品。第九页，编辑于星期四：十三点分。 会议目标的设定会议目标必须用书面列明会议目标必须切合实际会议目标必须具体而且可以衡量会议目标所说明的必须是"应实现什么"，而非"应做什么"第十页，编辑于星期四：十三点分。 与会人员的选择对实现会议目标有潜在奉献的人能够因参与会议而获得好处的人第十一页，编辑于星期四：十三点分。 会议时间的选择在选择会议时间时，首先应该考虑的便是领导的时间，因为只有这样才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘假设与会者对会议时间有所不满，那么会议目标的实现，势必遭受不利的影响。第十二页，编辑于星期四：十三点分。 会议地点的选择(1)场地必须有空档且可供使用。(2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。(3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。(4)必须拥有充足的照明及通风设备。(5)必须能免于声音、、访客等干扰，以防与会者分心。(6)必须令主席及与会者大致方便。(7)本钱必须低廉。第十三页，编辑于星期四：十三点分。 会议议程的拟定按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项那么越应排在议程的后端处理。每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。第十四页，编辑于星期四：十三点分。 会议通知的派发一份良好的会议通知，在内容上至少应包括以下五项：(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。(2)开会地点。倘假设开会地点并非与会者所熟悉，那么应附上确切的位置图及交通路线图。(3)会议的目标。(4)与会者须事先准备的事项。(5)其他与会者的姓名。第十五页，编辑于星期四：十三点分。 会场的布置布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘假设人数众多，那么以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假设人数不多，那么最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，那么可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但假设人数众多，那么最好是将与会者分成假设干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。第十六页，编辑于星期四：十三点分。 准备会务物品为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大局部供给品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明"某年某月某日为某某公司的大会掌管"。第十七页，编辑于星期四：十三点分。 重要会议的组织流程专题三第十八页，编辑于星期四：十三点分。 全公司大会的组织流程第一阶段(开会日期的数月前)：①确定宗旨和目标。②任命工程指导人。③考虑暂定方案。④使公司所有工作部门介入，并征询其意见。⑤估计费用。⑥规划暂编预算。⑦规定没有互相抵触的日期。⑧预定会议场地。⑨聘请外界发言人或安排娱乐节目。第十九页，编辑于星期四：十三点分。 全公司大会的组织流程第二阶段(开会日期前二三个月)①完成人员配备。②确定组织机构方案及权力分工。③确定工作预算和开支程序。④完成最前方案。⑤通知员工开会。⑥着手宣传方案。……第二十页，编辑于星期四：十三点分。 全公司大会的组织流程第三阶段(在准备期的最后几天)：①检查最前方案和完成行动方案。②检查登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、、布告栏、一般和紧急通知。③检查每次会议指定的场所，核对座位方案设施和设备。④检查以下各地方是否都恰当地安置了标记：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。……第二十一页，编辑于星期四：十三点分。 全公司大会的组织流程第四阶段(会后立即进行)：①亲自向发言来宾和其他特殊奉献者致谢。②计算出席人数。③拆卸和退还租来或借来的设备。④寻找被遗忘的器材物品。⑤监督和彻底检查清理工作。⑥检查是否有可能引起火灾或平安事故的危险⑦把所有场地移交平安巡逻队。第二十二页，编辑于星期四：十三点分。 全公司大会的组织流程第五阶段(在会议期后一周之内)：①在工程工作人员中发动讨论会，以征求建议评估并了解未了事项的状况。②向发言人和其它有特殊奉献者致函正式表示感谢。③检查存货和清单，以确知全部财产、设备和材料都已有了着落，并已适当处置或退还。④要求工作人员核实全部发票、发言人的报酬和其它债务。⑤把会议报告汇编和提交授权机构。第二十三页，编辑于星期四：十三点分。 招待和宴会的组织流程第一阶段(尽量提前)：①决定集会的根本目的和主题。②确定时间和日期。③完成工程工作人员的指派。④编列暂定的邀请名单，估计出席人数。⑤制定初步预算(包括如需付给出席者报酬的经费在内)。⑥招标承办场地和宴会。……第二十四页，编辑于星期四：十三点分。 招待和宴会的组织流程第二阶段(宴会前几个月)：①订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用的陈列品、纪念品或奖品。②预定额外的视听设备。③与场地管理部门考察新的事态开展、变动或添置。……第二十五页，编辑于星期四：十三点分。 招待和宴会的组织流程第三阶段(在活动开始前的时刻，如有可能，在前一天)：①确定所有接受特殊任务的人和那些在工程中出面的人的地位和理解力。②通知宴会承办人和场地经理最后的登记表并检查各项要求说明。③检查房间布置，使之符合方案的要求(确保适合实际需要，餐桌之间有足够的地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用)。④检查出口，不使堵塞，并做到整个场地整洁。⑤落实特殊装饰已按方案装置。……第二十六页，编辑于星期四：十三点分。 招待和宴会的组织流程第四阶段(紧跟着宾客离开之后)：①活动后立刻盘存烈酒。②与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。③贮存或归还特殊的陈列品、装饰品和设备。④向有关效劳人员致酬。⑤视察场地有无需要招领的失物。⑥把场所移交场地经理的代表。第二十七页，编辑于星期四：十三点分。 招待和宴会的组织流程第五阶段(一周之内)：①与工程工作人员协调处理全部未了事项。②确定所有材料和设备均已归还其原来部门。③核实活动的全部费用。④支付帐单，结清帐目。⑤向有关各方寄送正式的感谢信。⑥向授权机构报告出席人数和活动经过。第二十八页，编辑于星期四：十三点分。 如何成功记录会议和主持会议专题四第二十九页，编辑于星期四：十三点分。 怎样做会议记录会议记录要求准确记录会议活动。非正式会议记录应简洁明了，而正式会议记录那么要求更详细些。第三十页，编辑于星期四：十三点分。 会后工作注意点印发会议简报和快报。印发会议纪要和会议决定事项通知。收退会议文件。会议文件立卷。汇编会议文件。总结会议工作。第三十一页，编辑于星期四：十三点分。 秘书主持会议的根本原那么正确定位自己的形象。抓住主持会议的时机，展示你的能力和魅力，把会议主持得有条有理。确定会议的主旨。了解会议的参与者。……第三十二页，编辑于星期四：十三点分。 秘书主持会议须知调节各方意见。发扬民主。公平待人。要有信心。要有好地观察能力。第三十三页，编辑于星期四：十三点分。 秘书主持会议的准备工作会议目的。出席者的情况。会场的情况。第三十四页，编辑于星期四：十三点分。 主持会议的五个阶段主持人调动气氛。主持人说明议题。协调与会者发言。整理、归纳意见。作出决议。第三十五页，编辑于星期四：十三点分。 如何创造良好的会议气氛不要使用过于恭敬的语言。带点幽默感。议题要具体。第三十六页，编辑于星期四：十三点分。 打破会议冷场的技巧有的放矢，克服冷场对症下药，消除沉默(1)敌对的沉默。(2)持少数意见的沉默。(3)自由主义的沉默。(4)顾虑害羞的沉默。(5)心有余悸的沉默。第三十七页，编辑于星期四：十三点分。 用提问的方法掌握会议向全体人员提问个别提问让与会者自问自答反问第三十八页，编辑于星期四：十三点分。 意见发生分歧时怎么办不回避对立要防止情绪对立安排休息，调节气氛参考第三方的意见写出问题的焦点第三十九页，编辑于星期四：十三点分。 如何缓解会议中的紧张气氛在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合，更会有人利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。你作为秘书，有时很容易会成为恶语中伤的对象，遭到攻击，而对方的目的是让你狼狈不堪，好在众人心目中留下一个坏印象。第四十页，编辑于星期四：十三点分。 开会时应特别防范的几种人“直肠子〞的人“替罪羊〞沉默不语的人善言的人“反派人物〞乖巧的人事不关己者激进人士纵横家式的人物第四十一页，编辑于星期四：十三点分。 如何对付扰乱会议的人口假设悬河的人一言不发的人窃窃私语的人争论不休的人离题万里的人第四十二页，编辑于星期四：十三点分。 主持人须戒忌的事说得过多放任自流无视少数派无视不发言的人对自由散漫的人，熟视无睹说话慢慢吞吞，有气无力第四十三页，编辑于星期四：十三点分。 谢谢您的参与！第四十四页，编辑于星期四：十三点分。 1、了解面对逆境，远比方何接受顺境重要得多2021/9/173:20:0803:20:083:20:08AM。九月-21九月-21Friday,September17,20212、一般的伟人总是让身边的人感到渺小Friday,September17,20213:20:08AM9/17/20213:20:08AM03:20Sep-21。03:20:0803:20:0803:209/17/20213:20:08AM3、03:20Sep-2117-Sep-214、昨天是张退票的支票17-Sep-213:20:08AM03:2003:20:0803:20:0803:20Friday,September17,20215、积极人格的完善是本，财富确实立是末17-九月-21。九月-21九月-2103:20:0803:20:08September17,20216、昨晚多几分钟的准备9/17/20213:20:08AM17九月20213:20:08上午03:20:08九月-217、每一发奋努力的背，必有加倍的赏赐3:20:08上午九月213:20上午九月-2103:20September17,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/173:20:0803:20:0817September20219、要及时把握梦想，因为梦想一死9/17/20213:20:08AM。3:20:08上午3:20上午03:20:08九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/17/20213:20:08AM03:20:0817-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/17/20213:20AM9/17/20213:20AM九月-21九月-21谢谢大家第四十五页，编辑于星期四：十三点分。 1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路2021/9/173:20:4203:202、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。03:20:4203:20:4203:209/17/20213:20:42AM3、每天只看目标，别老想障碍Friday,September17,2021。九月-2103:20:4203:20Monday,July19,202117-Sep-214、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子3:20:42上午。03:20:4203:20:4203:20Friday,September17,20215、积极向上的心态，是成功者的最根本要素03:20:42。九月-21九月-2103:20:4203:20:42September17,20216、生活总会给你另一个时机，九月-213:20:42AM3:20:42上午03:20:42九月-217、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走21:19:48九月-2103:20September17,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/173:20:4203:20:4217September20219、我们必须在失败中寻找胜利Friday,September17,2021九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/17/20213:20:42AM03:20:4217-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/17/20213:20AM9/17/20213:20AM九月-21九月-21谢谢大家第四十六页，编辑于星期四：十三点分。