白领时间与压力管理

白领时间与压力管理

白领时间与压力管理TimeandStressManagement 课程内容时间管理作时间的控制者时间管理和工作安排的系统方法团队时间管理如何避免时间浪费压力管理认识压力面对压力行动计划 你的生活紧张吗?0-25你不是每天在处理紧急的事情26-45危机处理是每天必做之事46+你生活中不能没有危机 做时间的控制者 你是谁?你如何利用时间? 你的一天是如何过的?From9to6 时间哪里去了?活动小时数%={(小时数÷24)×100}工作（W）睡觉（S）家庭（F）娱乐、兴趣爱好（R）社交（C）其他琐事（M）其他（O）总计24 你的时间浪费在那里?浪费原因你的顺序小组顺序 省时or省事时间事情控制能力计划能力可能结果增加/减少/不变主导配合计划非计划9:00~10:00 你会如何安排一天的时间?何副总经理的一天讨论:15分钟分享:3分钟 关于时间管理时间能管理吗?你真的没时间吗?你有多少时间用在工作上? 效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)效率：把事情做对（Dothethingsright）效果：做对的事情（Dotherightthings）效能：把对的事情做对（Dotherightthingsright） 输入输出一般工作者 输出输入聪明工作者 自己做别人做排入工作行程Scheduling授权Delegation如何节省时间 个人精力周期图0100%9:0012:0017:00 时间管理的基本认识知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率 时间管理和工作安排的系统方法 确立目标（Goal）/愿景（Vision）设立短期目标（Objective）制定工作计划（Planning）区分轻重缓急（Prioritizing）管理时间的四大任务 个人管理的四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整 你有几种角色讨论10分钟分享3分钟 你的角色角色应该表现重要性如何衡量成功一线经理专业高通过TMP职业经理人认证拥有国家一级TCC证书每年60个小时的专业认证培训完成工作目标高工作目标完成率100%项目完成率100%协调团队合作中员工满意度85%以上无严重顾客抱怨规划与改善低完成单位年度发展计划提出重大改善建议,并获采用 制定目标时应该遵循法则成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。可衡量的(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。可想象的(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的(Achievable) I²危机²紧迫的问题²已到期的项目²会议II²准备事项²预防措施²价值整合²计划²关系建立²真正的休闲²授权III²不预期的打扰─如电话²某些信件、某些报告²某些会议²某些触手可及的事情²你喜欢做的事情IV²过于简单的事²垃圾信件²某些电话²一些会浪费时间的事紧急不紧急重要不重要时间管理矩阵 I²²²²II²²²²²²²III²²²²²IV²²²²紧急不紧急重要不重要你的时间管理矩阵 时间管理是针对那一个矩阵象限的管理?I?II?III?IV? IIIIII结果：完全不负责的需要到处救火依赖别人来完成基本的事情IV时间管理矩阵 I结果工作压力大精疲力尽工作中充满危机总是在到处救火IIIVIII时间管理矩阵 IIIIII结果：注重短期效应工作中充满危机以善变著称不认为目标与计划重要感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外浅薄及破碎的人际关系IV时间管理矩阵 III结果：目标与方向明确平衡自制与纪律状况在控制之下较少的危机时间管理矩阵 80%的工作是运用20%的时间完成的柏拉图定律(80/20) ABC法则A级优先—必须做的事B级优先—应该做的事C级优先—可以去做的事 工作日志时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成 每日时间规划法列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先,删减和委派事后检查 日程计划 日程计划-举例 你会如何安排一天的时间?结合你的各种角色讨论:15分钟分享:3分钟 时间日志定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式时间工作安排工作优先度备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00 1.按照自己的需求修改每日时间日志为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。2.填写时间日志随身带着每日时间日志，以每15分钟为一单位，忠实正确的将你在这15分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天…等。如何填写每日时间日志 如何填写每日时间日志 如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期 计划时间运用的指导方针总是把你的计划写下来。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。 计划时间运用的指导方针建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。 时间管理专注是提高个人工作效能的关键.高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克 团队时间管理 自己做?还是团队一起做?彗星撞地球 关系型直接/快间接/慢ABCD4321人际导向/外向社交型思考型指导型工作导向/内向行为风格特征概述 Exercise风格测试 指导型社交型•获得立即的成果•与人接触•有目的行为•留下好印象•接受挑战•表达清晰•决策迅速•创造激发人心的环境•询问现况•热情•采用权威•自娱娱人•主导状况•乐观•解决问题•参与团体行动不同风格的行为偏好 关系型思考型•态度和霭•关注任务及标准•耐心•注意细节•弹性•分析及权衡事情•协助他人•系统的•倾听•逻辑的•使人感到快乐•精确的•创造稳定而和谐的环境•规划的•团队协作•决策缓慢不同风格的行为偏好 不同风格的基本需求社交型基本需求:被肯定指导型基本需求:成就(表现成果)关系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正确的信息) 各种人际风格的沟通策略关系型•诚恳的•耐心的引导出目标•保留弹性•给予支持•关注人际关系•澄清事实思考型•事先准备•分析利弊得失•关注任务•系统的方式•对事不对人•一致性的•有耐性的社交型•亲切，友好•关注团体而非个人•重视整体而非细节•提供社交的活动•提供支持•提供发表意见的机会指导型•直接，简短，重点式的答覆•关注业务及成果•强调利益•提供挑战，自由及机会•问“什么？”而非“如何？” 描述要获得的结果—要完成什么任务评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项界定目标制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)计算预算费用,包括金钱、人力、时间制定时间表执行计划跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤 工作计划WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率华东区商展列表 项目排序新产品上市提案1/1准备演示纲要华东区商展演示1/2给上司的成本分析报告促销预算3/1清理预算分析资料3/2估计制作文宣费用2/1订立商展规划会议议程2/2顾客意见反馈分析表排定顺序 任务名称:日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价制作工作计划 38125678711合计26316641A*BCD*EF*G*人数周总计987654321时间（周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E计划甘特图 012345678910时间（周）12345678人数计划人员需求情况图 制作一个项目计划表你负责改善一个单位的重要问题,你的主管希望你提出一个有效的工作计划.成本降低/客户服务改善/提高绩效 进度安排质量,成本,影响因素关键路线(CPM),线条图(GANT),里程碑(Milestone)进度控制人员职责分派工作结构分解控制会议干扰因素分析进度报告差异分析修订措施问题及原因分析下一步工作安排及建议计划推展 管理者的时间计划善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作交由部属处理将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作 谁偷了你的时间?讨论10分钟分享3分钟 缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延时间浪费的陷阱 未事先约定的访客电话给自己一段安静的时间SayNo!拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益避免干扰 避免干扰电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话 避免干扰邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求 你是新来的工程师,当你正投入公司财务系统的编程设计工作时，负责电子商务的项目经理李岚打电话来请你参加一个会议，主题是要讨论电子商务的未来应用及发展方向，他很希望你代表技术支持部门谈谈各项新技术的应用，时间是在下午2点钟。李岚相信你是最好的人选，而她已经没有其他时间来进行这个会议。她因为太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，应该会帮他这个忙。而那个时间你原来是准备要学习JAVA技术标准。请问你会如何面对这次的会议邀请。你会怎么办? 處理困難情境(7A)阶段一：处理人的情绪吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething阶段二：处理特定问题询问Ask增加Add建议Advise一起的行动计划Actionplantogether 1、计划欠妥7、欠缺自律13、用人不当2、贪求过多8、无力拒绝14、社交闲谈3、不速之客9、做事绝延15、权贵混淆4、条理不清10、无效会议16、沟通不良5、事必躬亲11、文件繁杂17、进度失控6、电话干扰12、工作搁置18、应付危机跳脱时间陷阱 经理人应经常问的问题我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的主要角色与职责是什么？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？ 时间是最稀有的资源。所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。与其它的资源不同,时间不能被替代、时间不能增加、不能被购得、不能储存。高效经理人是从时间开始,而不是从任务开始。他们首先去了解:他们的时间到哪去了。PeterF.Drucker 如何进行时间管理确立自己的角色选择重要的事,排定优先顺序了解自己的时间到哪去了设立目标计划和安排日程避免干扰井然有序,逃离时间的陷阱 Q&A 花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始 压力管理内容提要认识压力面对压力行动计划 你曾经有压力很大的经验吗?你学习到的宝贵经验是什么?48-168分低需采取防范措施169-312分中需制定计划来克服这些有问题的方面313-432分高必须立即采取有效措施 找出压力冰山 压力来源外部内部压力无法控制的事能力无法达到的事没有兴趣的事事先没有预料到的/突发事件控制能力情绪精神个性 你的压力来源顺序压力来源可能原因 压力来源Socialisolation缺乏人际支持Thinkunrealistically想法不切实际Rigidbody身体紧张Emotionalrepressed情绪压抑Self-neglect忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激过度 压力与绩效表现的关系最佳绩效表现最合适压力低度压力厌倦高度压力不安不快乐绩效表现压力程度 面对压力对外:事件控制对内:自我调整 面对压力事件控制突发事件不得不做的事情 突发事件处理方法：问自己:“是否我该处理？”“是”—接受并面对它,努力寻找资源“不是”—请说no!否则，不要一边埋怨，一边做。 突发事件处理步骤：冷静判断、分析(5W2H)寻求解决方法紧急措施预防再发生 让自己放松一下呼吸练习 不得不做的事情心理准备正面思考给自己一点压力预演看见好处 练习:面对不得不做的事你正在赶一份后天要交出去的报告,你的老板非常重视这份报告,因为他必须拿这份报告的资料,向董事会汇报投资的分析与建议.你的一位下属急匆匆的跑进你的办公室,向你报告有客户抱怨你们的产品造成他们的生产线失火了,要求你们马上到现场善后,并要求赔偿他们的损失.你决定亲自去看看事故的现场,了解真正的原因. 自我调整 我必须做完这件事我必须干好我在允许的时间内尽量做我能干好别人应付压力的能力都比我强每个人都会受到压力的影响，并不是只有我一个人合理情绪控制 合理情绪控制基本步骤A(Activatingevents)诱发性事件B(Beliefs)由A引起的信念C(emotionalandbehavioralConsequences)情绪和行为的后果；D(Disputingirrationalbeliefs)与不合理的信念辩论；E(newemotiveandbehavioralEffects)通过调整达到的新的情绪及行为的效果。认知——情绪——行为 情绪控制练习悲伤的挑战请从女主角,男朋友,上司的角度进行讨论 人生不如意，十之八九。无法改变的事，忘掉它；有机会去补救的，抓住最后的机会。后悔、埋怨、消沉不但于往事无补，反而会阻碍新的前进步伐。合理情绪控制 音乐！音乐！MUSIC！MUSIC！通向潜意识的桥梁自我放松的帮手 冥想...自我放松的帮手 尽量少地摄取咖啡因；适量饮酒；多吃新鲜水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，别狼吞虎咽；......自我放松的帮手重视你的健康——食疗 自我放松的帮手换个角度看事情正确对待别人的批评 还有哪些放松的方法？ 行动你感觉到何种压力现象?压力来源是什么?我用什么态度面对它?我能做什么来改变它?我如何安排我的减压计划? 找出你的压力冰山 你的减压行动计划压力现象压力来源正面态度减压行动计划效果与调整 花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始 放映结束，如果觉得本文对你有帮助，请点击下面，支持一下我们，谢谢！1、乐美雅