《时间与压力管理》PPT课件

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1讲师：李忠力2015.10.17时間与压力管理中山市幕墙工程有限公司 2时间的重要性小故事：有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”启示：人们正处在一个激烈竞争的世界，你必须参与一场人生的竞赛，而这场竞赛的对手可能是你的同事，也可能是你生意场上的对手。然而，不管怎样竞争，最让你感到束手无策的一样东西——时间。时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：什么都做不到，甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。 3前言人生最宝贵的两项资产:1、一项是头脑2、一项是时间无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的只有91小时则由你来决定做什么----每天13个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自已的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。 4课程内容时间管理1.时间管理中的“价值”的含义2.时间管理规划的四个步骤3.有效表格的制订4.时间四大陷阱5.有效提高工作效率的方法6.良好工作习惯的养成7.如何处理情绪低潮压力管理1.压力是什么2.压力产生的原因3.如何管理压力4.心得与体会 55首先请闭目一分钟思考这个问题﹕如要您的余生只剩下三天您会做那三件事情﹖时间管理 6时间的定义◆时间是由过去、现在及未来构成的。◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间是什么？时间不是什么?◆时间本身不是问题.时间的“量”是守恒不变的，因为每个人每天所拥有的时间都是一样地多。◆所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。 7时间价值一寸光阴一寸金，黄金难买寸光阴。（汉族：谚语）时间就是生命，时间就是速度，时间就是力量。（中：郭沬若）放弃时间的人，时间也会放弃他。（英：莎士比亚）时间的“质”是不同，关键的时刻一秒值万金。 8时间不可以缺少时间不可以替代时间不可以储存时间不可以增减时间却可以管理时间的特点它仍具有可变性：既是常数又是变数。它公平地给人们以每天24小时、86,400秒﹔同时，它也最不公平，因为给任何人的又都不是24小时、86,400秒。善用则长，荒废则短。案例：前苏联昆虫学家柳比歇夫，在其一生中（享年82岁）发表了学术著作70来部，还写了12,500张打字稿的论文和专著，内容涉及昆虫学、科学史、农业遗传学、植物保护、进化论、哲学等。他每天都能保证10小时左右的睡眠时间，并经常参加娱乐活动、体育锻炼，从事社会工作。 9时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做-效率把事情很快又很对地做完,叫做-效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理就是对时间的运筹与控制。它具有让每一秒、每一分、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最效率的能力。 10人生进程 11如何将时间具体化？20岁以前的生命，您的主控性不高!40岁以后的生命，您的健康影响占主因!可善加利用的只有20-40岁间的20年，只剩下1/4！２０４０６０８０１／４１／４１／４１／４国人平均寿命男72；女76 12时间的具体化技巧看得见→看不见的不感到浪费!能计算→不能感觉消失不会珍惜!有期限→没期限的不会有压力完成它!付代价→不费力的不会珍惜! 13人,为何安于现状?为何你我都不满意现狀,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对“新的思考方式” 理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划第二代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件达成率比较高产生安排的习惯第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺乏远见第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对14时间管理理论的历史演进 15时间安排<=计划>的越好﹐越可以将时间用在我们个人和事的目标上。规划时间执行计划所需的时间规划时间执行计划所需的时间节省时间全部消耗的时间当我们做重要的事情时﹐就不会被琐碎的事情所牵制。时间的规划与安排 1616PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间 17步骤一﹕订定明确的目标时间管理的目的：将时间用在与目标相关的工作上。未来某个时间想要达到的一个特定﹑可以衡量的结果﹕目标越明确﹑越可衡量﹐你越知道如何去找资源﹑找机会来完成它。 18步骤二﹕估计处理事务所需时间在待办事项之下﹐写下您预估所需时间的长短由经验得知﹐预估所需时间往往会超过真正所需的时间。因此﹐我们在估计处理事务所需时间时应掌握三大原则1﹑用时间要像盘算花钱一样2﹑设定时限3﹑消除干扰 19步骤三﹕预留缓冲时间时间计划的基本原则大约有40%的时间计划会出差错。时间分配三部曲约60%给预定计划(日计划表)约20%给预期之处的事务(干扰﹑时间窃贼)约20%给突发事件与社交活动(创造性时间)依照谨慎的商业原则，只规划50%的工作时间﹐而保留其余50%的时间为缓冲时间 20步骤四﹕确认与设定时间的优先级管理者在时间掌握上常犯的两大错误：1﹑经常尝试一次解决太多的问题。2﹑在单一问题的解决上花太多的时间解决之道设定解决问题的时间优先级 211st急DOITNOW立即做2nd重DOITLATER稍后做3rd轻DELEGATE授权4th缓DONOTDOIT不做正确的行事优先级 22事务处理范例 23时间管理自测题 24一般人时间管理失败的原因认为将每天时间排得满满就算是好的时间管理。认为能做完每一件事就算是好的时间管理。没有达到目标的步骤，那它将只是个空想。没有一套人性化的操作表格。 25德国式时间管理表格教学艾森豪威尔表格的使用Ａ很重要很紧急由最紧急重要的做．立刻开始及亲自做 26A﹑外生陷阱﹕由他人所引起的时间浪费因素供作解决问题的数据不齐全﹑员工问题﹑电话﹑例行性工作﹑会议﹑访客﹑外界活动﹑危机之应付﹑沟通欠佳。B﹑内生陷阱﹕由自已所引起的时间浪费因素在同一时间想做太多的事﹑不切实际的时间估计拖延﹑不聆听﹑不好意思拒绝他人的请托﹑事必亲躬﹑办公室紊乱不堪﹑只授与部属责任﹐但不授与权力﹑仓促的决策。提防时间四大陷阱 27陷阱一:时间的配置不对消极回应vs积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理 28不合理的时间配置1.45%处理危机25%415%3.35% 291.处理结果﹕压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局2.处理结果﹕有远见﹑有理想平衡﹑纪律﹑自制少有危机4.处理结果﹕全无责任感依赖他人或社会机构维生工作不保3.处理结果﹕短视近利缺乏自致力﹐怪罪他人危机处理轻视目标与计划被视为巧言令色人际关系浮泛﹐甚至破裂 30明智的时间配置121.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部屬,这叫“灌能” 31 32陷阱二:拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th 33星期一﹑二星期三﹑四﹑五星期六﹑日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(ActionPlan)1﹑大型项目丢球2﹑组内项目丢球3﹑给予组员做事方向/做事重点4﹑创造议题1﹑追踪星期一二所丢的球2﹑调整Update计划3﹑议题收尾4﹑倾听沟通1﹑想想目的是什么?意义何在?2﹑有没有办法提升自已的价值?3﹑计划/规划B﹑每周工作性质的分配法则 34克服-思维习惯的改变这件事令人感到为難,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯。将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务。完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般。 35陷阱三:事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部屬,不信任部属要求标准过高 36陷阱四:有求必应会花太多时間,时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要。不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝。 37如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之。2.以PDCA分布周一到周五的工作性质。3.保持良好的体力;养成运动的习惯。4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好 38A.工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,适合散心,放松(Check)冷靜,沟通，(Action,Plan)休息,人文,思考1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面向上追踪2.辩论主动、积极性3.沟通与协调1.思考问题2.写计劃/更新追蹤进度3.更新/修改进行中项目1.花1小时写作 39如何展开你的计划一日之计在于昨天下班之前一周之计在于周日一月之计在于月底 401.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下结論:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事 4180/20法则重要的少数&琐碎的多数。柏拉图法则。花最少的力氣,获得最多的效益。你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间=>也就是说80%的努力是与成果无关的。 4280/20原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物集中精力解决少数重要的问题﹐而不是所有问题。 43备忘录时间管理的利器:工作安排（to-doList）备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富时程计划的清单1.会议2.行事历3.纪念日日常的工作1.日常工作2.定期约会执行能力 44良好工作习惯的养成兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成每天至少完成一件事情,特别是在工作情绪低潮时 45“执行”的写照正确的做事奉备忘录的ToDo-CheckList如圣旨行动才是企划的开始把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%执行能力锋利如倚天劍.剑锋到處,刀折剑断 46执行不是一成不变的合理性表示用心试探一下是不损伤毫发的平时基本观念的建立,在临场应用时最能显现效果 47执行的速度:兵贵速战速决养兵千日,用在一时(资源珍贵)时机稍纵即逝将变量降至最低生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)自废武功型(成绩已经贴出去了)客户的感受加速度,势如破竹. 48兵贵速战速决的时机并不是每一件事情都需要兵贵速战速决#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)。#2重要事件的关键任務.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%。#3时机稍纵即逝的机會.有时候机会的有效性仅限于某段时間,甚至短到几分钟而已。 49缓冲区并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们 50如何处理情绪低潮每天至少完成一件事情完成事情的定义完整的相关的善后的记录的文件通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情 51时间管理结语 52A.当物体所承受的重量与表面垂直的作用力。B.情况的紧迫或紧张;社会或经济负担的增加。例一：刚换一个新的工作，对新的环境与工作内容不熟悉而感受到压力。（新工作环境产生的压力）例二：学生考试前，因为无法预知会遇到何种形式的考题，即使准备再充分还是多少会感受到压力。（学习压力）例三：业绩目标无法达成、担心实力不如对手、家人有问题无法解决、经济状况不佳等等，也会产生压力。（工作压力）52压力管理压力是什么？ 53压力产生的原因产生的原因：压力的来源是本身对事物的不熟悉、不确定感，或是对于目标的达成感到力有未逮所致。压力的种类：1.过度的压力：造成生理方面的反应，如心跳加快，肌肉紧张、血压升高，背痛、腹胀、失眠等等一系列症状。接着是各种各样的疾病蜂拥而至，比如心脏病，胃溃疡等。据调查75%的疾病是由于过度的压力造成的，其次是心理方面的反应：忧虑、沮丧、巩惧、消沈、急躁等。2.适度的压力：可以挖掘人的潜能，一个普通人充其量也只不过使用了其潜能的十分之一。适度的压力是动力，对人大有益处。压力产生的因素：（1、心理因素;2、环境因素;3、角色因素）心理因素例：演讲/面试/高考等环境因素例：高温/高原气候/高空作业等角色因素例：主管/职员/男女朋友等压力也可视为一种侦测器，用以测试一个人的能力。有压力才有动力：一个人一旦感受不到压力的存在，要特别小心。因为这表示在能力提升与个人成长上，少了一股相当重要的动力来源，这样的环境虽然安逸，但是却无助于成长。就此而言，压力的存在有其正面意义，人不应该害怕、排斥压力。 541.个人财务2.职务压力3.责任太多4.婚姻5.健康6.小孩7.孤独8.个人隐私9.亲戚10.邻居压力来源排行榜如果我们不能正确的对待压力，那么生病、事故、不能集中精力工作、忧郁等都会让我为之付出沉重代价。 5555如何舒缓压力-1舒缓压力十招：1.一次只担心一件事情;2.每天集中精力几分钟;3.说出或写出来你的担忧;4.不管你有多忙碌,一定要锻练;5.享受按摩的乐趣;6.放慢说话的速度;7.不要太严肃;8.不要让否定的声音围绕自己,而把自己逼疯;9.让自己彻底放松一天;10.至少记住今天发生的一件好事情。 5656如何舒缓压力-2寻找工作的乐趣现象：工作量越来越多，上司要求越来越高，令你喘不过气。在这一瞬间，你有种快要窒息的感觉，头痛、胃痛、腰酸背痛……，看来，你已陷入工作的低潮中。解决方法是要重拾工作的乐趣，除了能延长你的工作生涯外，让你更具活力。分析：多种现象表明：工作低潮的最主要原因，就是看不到未来；而工作量沉重和绑手绑脚的感觉，也是造成倦怠的重要因素。此外，失恋、家庭问题、人际关系与生理的变化，亦会使人陷入孤立、挫折、恐惧之中。要为工作增添活力，先要破解问题所在，了解工作低潮的症结，才可重拾工作乐趣。 5757如何舒缓压力-3启示：让繁琐的工作时刻充满乐趣并不容易，但如果你在工作中尽量去寻找乐趣，带着一种乐观的态度去投入工作的话，相信那种乏味、窒息的工作氛围以及自己的精神状态会大为改观。不仅你会发现自己的工作效率大大提高，你的乐观态度还会影响周围的人。这可以提升自己的工作表现和你在同事与领导心目中的美好形象，非常有利于你的事业进步。结论：轻松工作是你能作出的做好的选择。尽量以轻松的态度对待工作，尽力寻找工作的乐趣，你会发现所有的一切会因此不同。 58如何管理压力-1在心里层面上，应该以平常心来看待压力，压力的存在是正常现象.个人纾解压力的方法：a.对于一个积极进取的人而言，面对压力时可以自问，「如果没做成又如何？」这是一种有效纾解压力的方式。b.但如果本身个性较容易趋向于逃避，则应该要求自己以较积极的态度面对压力，告诉自己，适度的压力能够帮助自我成长。另一方面，也要随时切记，压力过大时要寻求主管的协助，不要意图一个人就把所有压力承担下来。主管则除了要了解压力的成因，藉以帮助员工调适之外，同时也应该了解个别员工的性格，以及压力同时也兼具帮助个人成长的作用。遇到员工前来寻求支持时，能够适度地拿捏协助员工的方式与程度，藉以避免部分较消极的员工养成只要一遇到压力，便将之转移给主管解决的习惯。58 59如何管理压力-2两项重要的制度有助于个人的压力管理月报制度透过月报的过程，让员工学习整理分析的方法，培养规划分析的能力，并藉此从工作中寻找可改善之处，以提升其专业程度。只要能力不断提升，既有的压力便会不断减轻。尽管还是会有新的压力产生，但因为员工的能力不断提升的情形，新的压力同样可以被逐步减轻。自我成长衡量让员工定期地比较现在的自己与过去的自己，感知到过去曾经带来压力的事情，如今已经可以应付自如了，而从中感受到成长的收获与喜悦。59 601.心理管理1-1把可以解决和无法解决的事分开1-2不要完美主义。。1-3感到疲惫或心理压力，做松弛反应。深呼吸法/观思法1-4感觉不安时﹐应做“心理预习”1-5心理管理成败在于“下决心”压力应对管理-1 612.沟通管理2-1由小问题开始先解决；2-2不可长期怀疑别人2-3第一次会谈时，先收集有关讯息；2-4有事就说出来﹐闷在心里会让你变的烦躁和易怒，别人却以为你很难相处。2-5良好家庭关系压力应对管理-2 623.时间管理3-1每天早晚看自己计划；3-2今日事，今日毕；3-3了解时间小偷(80-20原则)；3-4权限转移要循序渐进﹔3-5急事缓办;3-6养成“快速﹐快眠﹐快便”习惯;3-7生涯规划。压力应对管理-3 63一般正确的行事优先级重要的事不重要的事紧急的事不紧急的事第一优先第二优先第三优先第四优先 641.取得充足睡眠；2.工作外有自己的兴趣;3.定期运动；4.和你的老板及同事畅谈；5.有话干脆说出来；6.练习放松身体及冥想；7.工作和娱乐做适当的搭配。8.团融人际关系，妥善处理冲突。9.保持幽默感.（爱抽烟的多吃维生素c，如牛奶等）压力应对措施 65Takegoodcareofyourselfphysically.Getenoughsleepandrest.Eatahealthydietofregularmeals.Exerciseregularly,atleastseveraltimesaweek.Goodhealthhabitsareaneffectivedefenceagainststress.自己照顾好自己的身体，每天保证充足的睡眠和休息，饮食有规律，经常锻炼，这些都能让你很好的应对压力。压力管理-1 66压力管理-2Learntoshareyourworriesandconcerns.Talkingtosomeonecloseaboutyourproblemsmaynotofferyouthesolutionbutwouldhelptoeaseyourload.不要独自承担忧愁，告诉你值得信赖的人，也许不一定能得到解决问题的办法，最起码可以让你不会感到特别无助。 67压力管理-3Stressisanaturalpartoflife.Somestressisnecessarytoprovidetheincentivetogetthingsdone,butexcessivestresscanbeharmfultoyourhealthandyourworkabilities.压力是生活的一部分。适当的压力是你前进的动力，但是压力太大那就会产生危害了。 68Enthusiasmandhardworkarehighlyvaluedintheworkplace.Butasingle-mindedconcernwiththejobisactuallycounter-productive.Workerswhoarewrappedupinthejobaroundtheclockeventuallyburnout,sufferingfromthephysicalandemotionalconsequencesofexcessivestress.对工作有热情和勤奋都是令人尊敬的，但是一个人如果只有工作，那对工作只会起反作用，就像蜡烛总有燃尽的时候，这就是为什么我们要强调工作与生活的平衡。学会应对压力-1 69Workaholicsreachapointwhentheyarenolongereffectiveorefficient.Theyarenotabletodoqualitywork.Aseverelystressedemployeecannotworksafelyormakegooddecisions.只是一味的工作，会使人既无效率又无效果，而且那些承受极度压力的员工甚至不能安全工作和做出正确的决定。学会应对压力-2 70心得与体会-1 71心得与体会-2 7272Thankyouverymuch!BYE-BYE!